CONTROLANDO O RITMO DE TRABALHO – Parte 1

Por Luiz Eduardo Gasparetto

Manter um ritmo de trabalho significa realizar a tarefa que precisa ser feita no tempo disponível para a sua realização e sem sobressaltos, correrias etc.

É evidente que aumentando o tempo disponível para realizar uma tarefa eu garanto a sua realização, e muitas pessoas tentam fazer isso trabalhando mais horas (no escritório, em casa à noite ou nos fins de semana) para poder “aumentar” esse tempo.

Isso funciona? Nem sempre, porque é impossível aumentar o tempo disponível quando sabemos que há um limite: o dia tem 24 horas. Alem disso, existem outras atividades que precisam ser realizadas, compromissos diversos a serem cumpridos, as horas de sono que não podem ser negligenciadas.

Então, se não é possível “aumentar” indefinidamente o tempo disponível, só resta controlar o tempo administrando bem o ritmo de trabalho, fazendo com isso que o tempo seja bem aproveitado e “cresça”, e se consiga fazer todas as coisas que precisam ser feitas.

Mas muitas pessoas têm dificuldades para controlar o tempo, dividi-lo entre as tarefas e acabam dedicando muito tempo a uma atividade (às vezes mais agradáveis, por exemplo) prejudicando com isso outras atividades que também precisam ser realizadas. Isso acontece tanto na vida pessoal quanto na vida profissional.

Para controlar o ritmo de trabalho é preciso:

–          planejar as atividades definindo o que será feito e em que ordem;

–          estabelecer controles para verificar se as coisas estão acontecendo conforme o planejado;

–          evitar os chamados “desperdiçadores de tempo”.

Como tornar realidade cada um desses pontos? Ai vão algumas sugestões:

Planejar a utilização do tempo (atividades)

–          agendar todas as atividades a serem realizadas e para isso a sugestão é utilizar uma Lista de Verificação aonde todos os compromissos serão anotados;

–          priorizar as atividades utilizando para isso a combinação de dois conceitos: Importante e Urgente;

Controlar a utilização do tempo

–          estabelecer pontos de controle utilizando para isso os conceitos de controle antecipado, concorrente e posterior;

–          montar um sistema de controle para coletar os dados, compara-los com um padrão e providenciar uma ação corretiva)

Evitar/eliminar os desperdiçadores de tempo

–          identificar os desperdiçadores de tempo mais comuns, tanto individuais como grupais;

–          estabelecer Planos de Ação para elimina-los ou evita-los.

Parece muita coisa, mas não é. Em próximos textos escreverei sobre cada uma dessas sugestões sugerindo como podem ser efetivados na prática.

Categories: Carreira, Planejamento

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