Para que serve um sistema de informação?

Por Luiz Eduardo Gasparetto, professor de Pós em Gestão

O gestor precisa criar um sistema de informação que o informe, rapidamente, o que está acontecendo na execução do que foi planejado. Como não é ele, o gestor, que está executando o planejamento e sim subordinados, o sistema de informação é que dirá a ele se as coisas caminham como deveriam ou se estão se desviando do planejado e, por isso, precisam de uma correção.

E essa informação ele deve receber rapidamente, pois de nada adiantaria ele receber a informação quando pouco poderá ser feito para corrigir um desvio.

Tipos de sistema de informação.

Basicamente, o gestor poderá implantar os seguintes sistemas de informação, isto é, maneiras de levantar a informação do que está acontecendo:

Primeiro a observação pessoal, isto é, o próprio gestor procura acompanhar pessoalmente o que está acontecendo durante a realização das tarefas. Isso nem sempre será possível se as tarefas são executadas em locais diferentes e distantes, mas é um sistema de informação útil, porque leva o gestor ao local dos acontecimentos, isto é, ele não é informado por alguém, mas ele mesmo observa os acontecimentos.

Isso pode evitar uma “maquiagem|” na informação quando esta é dada por um subordinado, pois ninguém gosta e levar uma notícia ruim.

Segundo os relatórios, que levantam em determinados períodos os principais dados referentes a como a tarefa está caminhando. Estes relatórios poderão se feitos pelos próprios executores da tarefa ou pessoas designadas somente para isso. É talvez o sistema de informação mais utilizado nas empresas e pode ser um relatório escrito ou verbal.

Terceiro os métodos automáticos, com o próprio equipamento indicando, através de um contador automático, por exemplo, quantas peças foram produzidas em determinado período. Só pode ser utilizado para uma medição quantitativa e não permite comentários ou avaliações.

Quarto as amostras, sistema de levantamento de informações mais utilizado para verificar se o padrão qualidade está sendo atendido. É a comparação de uma peça, retirada da produção, com o modelo aprovado pelo cliente.

Quando levantar a informação?

Um administrador pode ter dois momentos em que a medição do real poderá ser feita:

a medição concorrente, que acontece enquanto a atividade está sendo executada. É a chamada medição em tempo real. Conforme a tarefa vai sendo executada, o administrador recebe a informação do que está acontecendo. É por exemplo a verificação da qualidade da impressão de um jornal, que é feita enquanto o jornal é impresso.

a medição posterior, que acontece após a realização da atividade. O administrador fica sabendo do que aconteceu após a execução da tarefa.

Evidentemente a medição concorrente é a melhor, pois permite ao gestor tomar medidas corretivas, se necessárias, a tempo de fazer com que a sua meta final seja atingida. A medição posterior só permite ao gestor levantar o que pode ter ocorrido como problema, mas não permite que ele tome medida corretiva para atingir sua meta se esta não foi atingida.

Sempre que possível, o gestor deve programar uma medição ou controle concorrente. Mas, às vezes, isso não é possível, pela natureza da tarefa, ou pelo local onde ela é executada.

Não é possível, por exemplo, controlar a tarefa de um motorista dirigindo um caminhão pelas ruas da cidade durante todo o tempo. Só se pode saber da qualidade de sua tarefa, isto é, de como ele dirigiu o caminhão, de como ele teve cuidados com o equipamento, de como ele respeitou as regras de trânsito, após a realização da tarefa, quando ele já está de volta à empresa.

Mas, de qualquer maneira, é melhor este tipo de controle para se evitar que problemas posam se repetir, na execução de futuras tarefas, do que nenhum controle.

Categories: Gestão, todas

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