REUNIÕES: FAZÊ-LAS OU NÃO?

Por Luiz Eduardo Gasparetto

Em minha opinião, quanto menos reuniões você fizer melhor será. E nas poucas que você fizer, quanto menos gente participar também será melhor. E quanto menos tempo durar (a maioria delas) ainda melhor. No caso das reuniões o menos é mais, sem dúvida.

Podemos destacar dois tipos de reunião: a reunião semanal da equipe e a reunião para aproveitar uma oportunidade ou resolver um problema (não esquecendo que um problema, muitas vezes, é na verdade uma oportunidade disfarçada).

A primeira é uma reunião que tem como objetivo dar informação e não solucionar problemas. Todas as pessoas do setor são convidadas, mas a participação não é obrigatória. Não há lista de presença e não há mágoas se alguém não participar.

Não tem convocação específica nem pauta, começa sempre no horário marcado não importando quem está ausente, e termina sempre pontualmente na hora marcada (ou antes). Nunca depois. É uma reunião que deve demorar no máximo meia hora.

Trocam-se informações, relatórios, marca-se uma conversa mais longa para depois da reunião se for o caso de esticar algum assunto entre duas ou mais pessoas. Ninguém é obrigado a falar se não tiver nada importante para informar e basta dizer “passo”. Rapidamente a reunião termina e as pessoas voltam aos seus postos de trabalho. Não há ata de reunião.

A segunda é uma reunião mais longa, aonde o gestor vai colocar para o grupo um importante problema ou oportunidade que surgiu. Aqui as coisas são discutidas com mais profundidade e dela devem participar apenas as pessoas que estão envolvidas com a situação. Ninguém deve ser convocado ou convidado a participar apenas pelo fato de que ”se ele não for convidado vai se sentir diminuído ou deixado de lado”.

Nesta reunião existe uma pauta distribuída antecipadamente, para que todos saibam o que será discutido e qual, o objetivo da reunião (aonde se pretende chegar ao final dela) e possam se preparar com informações pertinentes e se faz uma ata para que todos saibam o que ficou decidido e as responsabilidades de cada um a seguir.

E os problemas do dia a dia? Bem, para esses não há necessidade de reunião, junte as pessoas envolvidas e resolva-os rapidamente. Economize assim o seu tempo e o tempo dos outros.

Planejar e coordenar reuniões eficazes é uma arte que todo gestor precisa desenvolver pára obter mais eficiência e eficácia no seu setor.

Categories: Gestão, Planejamento

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